COORDINATRICE.TEUR LOGISTIQUE

L’Auberge des Migrants, Calais, France.

Date limite de dépôt des candidatures : mercredi 6 août 2025

Prise de poste : début septembre 2025

CDD de 6 mois renouvelable

Salaire brut 1 802€ (base du SMIC)

Context

Fondée en 2008, L’Auberge des Migrants se donne pour mission de fournir une réponse aux besoins essentiels des personnes en situation d’exil bloquées à la frontière franco-britannique.

À Calais, Dunkerque et le long du littoral nord, des milliers de personnes installées dans des bidonvilles survivent dans des conditions extrêmement précaires en attendant de pouvoir, éventuellement, rejoindre le Royaume-Uni.

L’entrepôt de l’Auberge des Migrants est une plateforme humanitaire dans laquelle, en plus de nos propres projets, nous hébergeons 7 autres organisations indépendantes. Depuis la base arrière que constitue notre entrepôt, se déploie l’essentiel de l’aide humanitaire du Calaisis à destination des exilés.

Pour maximiser l’efficacité commune, L’Auberge des migrants offre divers niveaux de facilitation et de coordination aux organisations hébergées :  administrative, financière, logistique et programmatique.

La.le Coordinatrice.teur logistique plateforme humanitaire de l’Auberge des Migrants a pour mission d’optimiser les ressources logistiques du lieu, de soutenir directement nos 2 programmes de terrain et de servir de point de référence pour les usagers et partenaires concernant tout ce qui a trait à la logistique et au fonctionnement collectif quotidien.

La/le coordinatrice.teur logistique soutien la chaîne d’approvisionnement destinée à la mise en œuvre des projets, ainsi que dans la gestion transversale de la logistique comme la gestion des véhicules, la gestion de l’entrepôt, bureaux et logements de l’organisation ainsi que des moyens de communication (gestion des équipements pro mis à disposition des équipes).

Missions

Pilotage du volet logistique de la Plateforme Humanitaire

• En lien avec DG, proposer des pistes d’orientation stratégique sur le volet logistique de la plateforme humanitaire.
• Animer les réunions de coordination hebdomadaires et mensuelles entre les usagers de l’entrepôt en lien avec DG et la/le coordo prog/com et assurer l’implémentation des solutions décidées collectivement, en travaillant avec les partenaires concernés.
• Assurer le suivi, la traçabilité et la communication des décisions prises
• Diriger l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation 
• Permettre aux usagers de maximiser leur efficacité logistique
• Coordination sur la résolution de conflit liés à la gestion logistique de l’entrepôt

Gestion quotidienne de l’entrepôt et bureaux

• Coordonner avec les différents usagers de l’entrepôt afin d’assurer un usage serein, respectueux et optimisé (ménage, livraisons, utilisation des salles de réunions, utilisation du matériel collectif et de son entretien). Veiller sur la bonne compréhension mutuelle et le dialogue entre les structures hébergées à l’entrepôt.
• Garantir le respect des règles de sécurité et d’hygiène, la mise aux normes et l’optimisation de l’espace de l’entrepôt (incluant l’espace bénévole, les zones projets, l’extérieur, les bureaux et le parking). 
• Assurer les relations avec le propriétaire et intervenants extérieurs : Entreprise/Independent/ramassage des poubelle, qui intervienne à l’entrepôt.
• Piloter l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation.
• Créer et veiller au respect des protocoles logistiques de fonctionnement et au code de conduite de l’entrepôt par l’ensemble des usagers
• Animer les chantiers communs (en fonction du nombre de bénévoles) : rangement, aménagement des espaces partagés
• En coordination avec la responsable finance, assurer l’établissement et la mise à jour des conventions d’occupations avec les partenaires de l’entrepôt

Gestion des maisons

• Assurer la recherche des logements en fonction des besoins exprimés et des capacités budgétaires allouées
• Assurer la gestion des logements (entretiens, réparation, équipement) : incluant la présentation du protocole hébergement, et point focal des habitants
• Responsable des liens avec les propriétaires, les entreprises de réparation/personnes ressources.
• Assurer le suivi des baux et être responsable de l’anticipation des besoins de gestion administrative.

Gestion des véhicules

• Assurer le suivi, l’entretien et la réparation des véhicules.
• Assurer la bonne utilisation du parc véhicule par les conductrice.teur autorisés
• Organiser des sessions de conduite de van/camion pour les conductrice.teurs et bénévoles.
• Organiser des formations pour l’utilisation du chariot élévateur et son entretien

Gestion des équipements et matériels

• Assurer le suivi et l’entretien du matériel (téléphone, ordinateurs, outils de stockage et matériel technique)
• Assurer la répartition entre les projets du matériel disponible.
• Gérer l’atelier et suivi des demandes de prêts d’outils
• Superviser l’entretien du matériel technique à disposition de l’ensemble des usagers (chariots élévateurs, compresseurs, karchers, etc.)

Gestion de l’approvisionnement (achats/dons)

• Assurer l’approvisionnement en biens nécessaires au fonctionnement quotidien de l’organisation et de ses projets (générateurs, bois, outils informatiques…)
• Soutenir les projets dans les procédures d’approvisionnement lorsque sollicité par la/le coordo programme (achats/dons..)
• Assurer la sélection des fournisseurs et à la négociation des prix, des délais et des modes de livraison
• Assurer le suivi des relations fournisseurs
• Assurer le suivi et la répartition des dons matériels reçu à l’entrepôt entre les différentes associations
• Assurer le bon respect du processus d’importation par / pour les partenaires de l’entrepôt.
• Assurer le lien avec des partenaires pour faciliter la livraison, le lien partenarial avec des donateurs dont les dons sont destinés à différents partenaires de l’entrepôt.

Gestion informatique

• Assurer l’harmonisation des pratiques (microsoft 365, outlook, teams, archivage)
• Assurer la gestion des adresses mails (création, répartition, gestion des mots de passe)
• Débloquer les problèmes techniques en lien avec l’assistance Microsoft dédiée
• Former/présenter les outils aux nouveaux.elles salarié.e.s de l’organisation

Établissement de rapports et compilation

• Assurer la compilation des listes de prix et des contacts des fournisseurs, artisans, donateurs, ainsi que des documents en usage (import-export, exonération, taxes)
• Classer et archiver les documents logistiques.
• Archiver les CR des Coordo Meetings

Accueil et représentation

• Accueillir et manager les bénévoles ponctuels, locaux et les groupes non affectés aux projets terrain. Si nécessaire les orienter vers les associations héberger en fonction de leurs besoins.
• Assurer la présentation du fonctionnement et des règles de sécurités de l’entrepôt à toute nouvelle personne dans l’entrepôt.
• Assurer les visites de l’entrepôt le cas échéant sur délégation de la/du Délégué.e Général.e

Compétences recherchées

Essentials

• Expérience/diplôme en gestion des opérations logistique dans le milieu associatif ou humanitaire
• Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies logistiques efficaces pour maximiser l’efficacité des opérations
• Excellentes compétences en communication pour collaborer avec diverses parties prenantes internes et externes, y compris les partenaires associatifs, les fournisseurs et bénévoles
• Expérience en animation des réunions de coordination favorisant un environnement de travail collaboratif multi-partenarial
• Connaissance des bases du fonctionnement et de l’entretien de véhicules motorisés.
• Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps
• Anglais professionnel/conversationnel
• Permis B

Which would be a plus

• Capacité à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide et à s’adapter aux défis et aux imprévus.
• Aptitude à résoudre les problèmes de manière créative avec des moyens limités et à prendre des décisions stratégiques pour surmonter les obstacles.
• Connaissance de Microsoft 365/appétence informatique
• Permis CACES
• Expérience associative bénévole
• Connaissance du terrain de la frontière franco-britannique
• Expérience professionnelle ou bénévole auprès des personnes exilées ou précaires

Qualities required

Pour correspondre aux attentes de la mission, vous devez être capable de vous adapter dans un environnement de travail changeant et un terrain d’intervention parfois hostile pour les équipes terrains.

Il vous faudra faire preuve d’organisation, d’attrait pour les défis et être force de proposition.

Esprit d’équipe et facilité relationnelle sont hautement recommandés. Bien que le cadre de travail puisse se montrer challengeant, nous nous attachons à ce qu’il soit bienveillant et tolérant et les comportements oppressifs n’ont pas voix au chapitre.

Dans la petite ruche que constitue notre entrepôt, Il vous faudra être capable de travailler en coopération auprès de personnes ayant un niveau inégal de formation/compétences, la force principale de notre association tout comme celle de nos partenaires reposant sur l’énergie de nos équipes de bénévoles.

Cela peut paraitre évident, mais pour postuler à cette offre nous espérons que vous portez un intérêt sincère à la cause migratoire et aux valeurs de solidarité et d’accueil inconditionnel.

Conditions

• CDD de 6 mois, renouvelable sous condition de financement
• Luncheon vouchers
• 100% company health insurance
• Frais de déplacements pris en charge si le ou la salarié.e est véhiculé.e
• Business telephone and computer

How to apply

Please send a covering letter and CV to: recrutement@laubergedesmigrants.fr avant le mercredi 6 août 2025.